2.1 公文之意义及其形式
何谓公文？《公文程式与保管》曰：“凡政府机关及地方团体往返之文件统称为公文。其范围至广，上至政府宣布政令，下及人民陈情事项之呈文，莫不属之。故其意义实有别于个人平常之文字，盖含有处理公共事务便于发表之意思也。”《刑法》第十九条：“称公文书者，谓公务员职务上制作之文书。”《公文程式条例》第一条谓：“凡称公文者，谓处理公务之文书。”是故公文最重要之处仍在处理公务一点，与“通论篇”吾人所谓“凡为一官务而制作之文件及应包含于一官务中之文件，皆档案也”之意相合。惟所谓“便于发表”则殊不尽然，盖颇有案件不宜发表者。《公文程式条例》第五条“政府发布之公文，除密件外，应于国民政府之公报公布之”是也。
公文之形式，国民政府十七年十一月十五日颁布之《公文程式条例》较各部所订者为统括，亦即各机关所根据者，录之如下：
第一条 凡称公文者，谓处理公务之文书，其程序依本条例之规定。
第二条 公文之类别如左：
一令 公布法令，任免官吏及有所指挥时用之。
二训令 上级机关对于所属下级机关有所谕饬或差委时用之。
三指令 上级机关对于所属下级机关因呈请而有所指示时用之。
四布告 对于公众宣布事实或有所劝诫时用之。
五任命状 任命官吏时用之。
六呈 五院对于国民政府，或各院所组织之机关对于各该院及其他下级机关对于直辖上级机关，或人民对于公署有所呈请时用之。
七咨 同级机关公文往复时用之。
八公函 不同隶属之机关公文往复时用之。
九批 各机关对于人民陈请事项分别准驳时用之。
第三条 五院对于各省政府及其所属机关之公文以令行之。
第四条 公文应记明年月日并由负责者署名盖章。
第五条 政府发布之公文，除密件外，应于国民政府公报公布之。
第六条 本条例自公布日施行。
以上所举程式计有九种，此外常见而未见诸列举者，尚有所谓电令、电呈、代电、便函、牌示、签呈、照会诸式。案吾国政府机关之公文程式由来已久，如清代官署所用之申、详、咨、移、牒、禀、批、札等，亦咸有一定不移之格式。大别之可有上行、平行、下行三类。古有诏令、书牍、奏议之文，亦即上行、平行、下行之意也。吴曾祺《文体刍言》曰：“诏令者，上告下之辞。”立目三十有六，曰诏，曰即位诏，曰遗诏，曰令，曰遗令，曰谕，曰书，曰玺书，曰御札，曰敕，曰德音，曰口宣，曰策问，曰诰，曰告词，曰制，曰批答，曰教，曰册文，曰谥册，曰哀册，曰赦文，曰檄，曰牒，曰符，曰九锡文，曰铁券文，曰判，曰参评，曰考语，曰劝农文，曰约，曰牓，曰示，曰审单，皆诏令之类也。又《书牍类》曰：“刘和彦云，战国之前，君臣同书，盖其时上与下则谓之书，下与上亦谓之书，所谓同也。”立目一十有三，曰书，曰上书，曰简，曰札，曰帖，曰剳子，曰奏记，曰状，曰笺，曰启，曰亲书，曰移，曰揭，皆书牍之类也。又《奏议类》曰：“此为臣告君之词。”立目二十有八，曰奏，曰议，曰驳议，曰谥议，曰册文，曰疏，曰上书，曰上言，曰章，曰书，曰表，曰贺表，曰谢表，曰降表，曰遗表，曰策，曰折，曰劄子，曰启，曰笺，曰对，曰封事，曰弹文，曰讲义，曰状，曰谟，曰露布，皆奏议之类也。
至于公文之体作例法、行文之系统、公文用语、公文结构、纸张之大小、格式之规划等，仅有他项书籍可供参考。吾人志在研求管理公文之法，可以不必深究。惟制作公文之程序应略知晓，讨论管理之方法时，方易明了而有助也[2]。大抵公文之制成有拟稿、送签、发缮、送印、封发诸种步骤。普通对于公文之见解，自收文至发文谓之公文之处理；对于业已办理完结之公文，归档存藏谓之档案之保管。近人已觉分而为二，于行政效率颇不经济，故有连锁办法之拟议试验者，此诚处理公文、保管档案之一大进步。今取此意，分为组织、收录、分类、编目、典藏、出纳、校存各项论之。在未分别讨论之前，有数事项先提及者：
2.1.1 理想之管理制度
理想之管理制度应具正确、简单、经济及伸缩性各条件。所谓正确者（accuracy），分应用时之正确及归还时之正确两点。欲应用时正确，于应用者之知识上及了解上固须有相当之训练，然管理者须先使公文档卷之本身在分类上、编目上及排列上具正确之性质。否则，用者虽智，不能得也。同时又须顾及应用后归还时之正确。归还者在技术上固须有相当之训练，而所采方法，排列之方法，字顺之方法，指示之方法，储置之方法等均须使还者有明确之界域，不致流于错误混淆。所谓简单者（simplicity），务使其管理上所用之方法人人易晓。若其方法虽良，然繁曲难明，非经长时间学习不能了解者，亦不善也。盖普通用者固无暇学习，管理者亦非尽人易知。设有变换，则接替者企难，手续上亦易生错误。所谓经济者（economy），即地位经济、工作经济及时间经济是也。档件所占之地位愈小愈佳，尤以大城中重要机关房屋有限、布局纷繁者为然。对于使用者须便于携取，对于检取者须动作手续简捷。应用时须以最短之时获得所欲求得之结果。此于行政效率上方可增加，亦即所谓经济也。所谓伸缩者（flexibility），即其所用之方法、手续可适用于大量之材料，同时可适于少量之材料；可适用于此地，亦可适用于彼地；可适用于开始之时，亦可适用于发展之后。虽不能照本来形式适用，然照形加以修改或扩充即可适用，方不至一加改革，全部翻腾也。
2.1.2 整理以前之调查及其方法
中国向有管理公文案件之法，唯以今日眼光绳之，殊多欠缺。因是有识者群思改革，利用新法以求增加行政效率，便利事功。而新法之能否实行，旧法利弊何在，必先明了，方可从事。故此新旧更变之时，调查一端极为重要，盖此乃改革之根据也。中国公文管理倡革新之论者为内政部行政效率委员会。会中蔡君国铭调查行政院各部会档案管理状况之时，拟有调查表格发表于《文华图书馆学专科学校季刊》第六卷第四期中，细目甚繁，大体分组织、登记、分类、编目、典藏、出纳、建筑七项，自管理方法上言之，已甚完备。惟举行调查颇不容易，且吾人对于各藏阅档案，除欲知其技术上之管理方法外，并宜确知该机关之性质、历史及其所存档之种类、起讫，藉便研究。然调查管理方法较易，调查档案内容甚难。而两者之间常互有关系并非绝然可以分立者，有其特殊之历史及内容，故应用如许之方法。w. g. ieland在guide to the archives of the government of united states in washington之叙言中提及调查困难之点约数端：1每一机关下面分部之繁杂变迁、移转；2档案所在之分散而不集中；3管理储置方法前后彼此之不同；4有不便或不能调查者；5有量数太多非短时间所能竣事者；种种。
2.1.3 处理档件之程序及范围
照普通办法处理档件，实自一机关所收之公文业已阅办完毕，所发公文之稿件或附张誊发完毕，而送交档案处保管以便日后之参考起。自此以前可谓之文书处理办法，自此以后方可谓之档件处理办法。各有范围职守，不相侵越。近日有人主张，此两者分别有损办事效率，故有文书档案连锁办法之试验，如内政部之所为。所谓连锁者，即将文书收发处与档案保管处所用之符号合一，并将档案处应办之事，如分类编号等，预先提于收发处为之，加重收发处之责任以省档案处之手续而已。如是则收发处必请知识较高者为之。
2.1.4 新旧人法及集中与分储
中国旧法，在昔事简之时，未尝不可以应用，且其人世代相承，善于记忆，亦能略应人之所求。然管理者或因年老不力，或则时久弊生。故陈次亮《庸书·则例篇》云书吏之权重于宰相。“一事也例应驳，书吏受贿，无难觅一可准之案以实之；一事也例应准，书吏索贿未足，无难觅一可驳之案件以倾之。”并有积案一火焚之之语。此盖组织不良，换人不易，用法不善，检索困难之故也。此外遗失、偷窃以及不便统计诸弊更所在多有，故改良之声日甚一日也。改良之时最大之难题有二：一，旧案是否全依新法重新整理之；二，分散于各部分之档案是否一律集中之。在一般原则上言，应重整、应集中。但旧案重整，有该机关直接之旧案，如内政部民国二十三年以前旧案；有较间接之旧案，如北京政府时内政部之旧案；有更间接之旧案，如满清户部之旧案。能否通通纯以近日所拟之新法？其组织不同则分类之法将异。
盖机关内部之组织为案件分类之要素，此各档案家之所共认者。即使分类编目之法可同，数量巨大之旧档是否可以如甘乃光氏所谓之将整理后之旧档分入新档中，亦殊值吾人之讨论。将某种已成系统之旧档加以分散，金肯生氏已力持不可，且档案数量一多，即现有新档亦应逐渐移存，档案学上有所谓transfer method即指此也。何能将已成系统之旧案一一悉分入新档箱中耶？复此则为总管制与分管制之讨论，此在档案学上诚属一大问题，即现今欧美各国所行者亦各不同。惟有一二事可得言者：年代愈远之旧档愈应当、愈可能行总管制；机关房屋之建筑、办事之地点愈集中者，愈应当、愈可能行总管制。反之，即不应当或不可能集中，而分管制即得存在于其间。吾人应以集中为他日之体，以分散为现在之用可也。
2.2 公文之名称及沿革
（1）公文之始于战国以前者
典、谟、训、诰、誓、命、教、令、简书、策、册、契、符、玺书、上书、檄
（2）公文之始于秦者
制、诏、奏、议
（3）公文之始于汉代者
敕、铁券、棨、繻、传、章、表、封事、疏、状、奏记、牋、牒、移、判、白事、露布
（4）公文之始于魏晋南北朝者
告、赦文、启、弹文、列
（5）公文之始于隋唐者
发敕、敕旨、批、告身、德音、敕牒、牓子、堂帖、关、剌、牓、释
（6）公文之始于宋代者
诰命、御札、敕牓、故牒、公牒、咨、劄子
（7）公文之始于元明者
劄、劄付、谕、下帖、告示、牌面、勘合、照会、题本、揭帖、咨呈、牒呈、牒上、参评
（8）公文之始于清者
札、申、详、折、呈、禀、牌、揭
（9）民国公文之名品
1民国元年十一月六日北京政府公布之公文程式
令、布告、状、咨、公函、呈、批
令：大总统令、院令、部令、委任令、训令、指令、处分令
大总统令：公布法律令，公布教令，公布条约令，公布预算令，公布特任、简任、荐任官吏之任免令
2民国三年五月二十六日北京政府公布之大总统公文程式令、大总统政事堂公文程式令暨官署公文程式令
（甲）大总统公文程式令：令、咨
（乙）大总统政事堂公文程式令：封寄、交片、咨呈、咨、公函
（丙）官署公文程式令：呈、详、饬、咨、咨陈、示、批、禀
3民国五年七月北京政府公布之公文程式
大总统令、国务院令、各部院令、任命状、委任令、训令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批
4民国十六年八月十三日国民政府修正规定公布之公文程式
令、通告、训令、指令、任命状、呈、咨、咨呈、公函、批答
5民国十七年六月十一日国民政府修正公布之公文程式
令、训令、指令、布告、任命状、呈、状、公函、批
6民国十七年十一月十五日国民政府公布之公文程式条例
令、训令、指令、布告、任命状、呈、咨、公函、批
2.3 组织
管理档案处之组织可以分为：独立的档案管理处；附属于某机关的档案管理处。
独立的可暂分为全国档案处、全省档案处、全县档案处三级。全国档案管理处直隶于国民政府或行政院，各机关之老档概行送归管理。全省档案处，全省各机关之老档送归管理，每到一相当时期将档册目录送一份归全国档案管理处备查。其中部分之档案欲送归全国档案处管理，或全国档案管理处欲将其某部分档案送归其管理者，可自行商酌进行之。全县档案管理处，全县各机关之老档送归管理，每到一相当时期将档册目录一份送交全省档案管理处备查，其某部分之档案欲送归或调归省档案管理处者，可自行酌定之。其他团体之老档，依其隶属之关系，分别送归国、省、县档案管理处管理。如国立图书馆、博物院、大学校等归国档处，省商会、农会等归省档处，县党部、乡、村、镇等档归县档处。机关内附设之档案管理处，因机关之大小、文件之简繁，规定其在机关体系中之地位。以方法言，第一决定为集中管理制抑为分开管理制；以地位言，应将档案处在国、省、县或某机关之行政系统中之地位提高；以人材言，应用其曾受相当训练，或相近科目之训练，或有良好制度之经验之人物；以人别言，可分为四级，即处长、主任、书记、工役；以事别言，可立点收、清理、收发、登记、分类、编目、编卷、装订、修补、排列、典装、出纳、销毁、移存、出版、展列、研究等部门。事繁者每部之下尚可细分；事简者各部合并为一，亦无不可。
2.3.1 登记法[3]
兹为便利研究及解说起见，决定此之所谓“登记”乃指公文在一机关中，无论其为收文发文，完全办理完结，送交档案保管处，档案保管处接收之后之登记。在此以前，该项公文曾在收发处作如何之登记或归类，此处至多作为参考，并不受其限制。换言之，此之所讲非就连锁式之管理方法言，是以收发处与保管处各别独立者言之。然余并非反对连锁式者，意欲各项程序各别研究规定之后，然后决定如何连锁，方为最善。先讨论保档处本身应有之一贯方法，再讨论收发处之职责、功用，可能为之事及可以助保档者而比对之，以求不重复、最合用之目的。
公文案件之管理与图书馆图书之管理，其根本不同之点在于图书乃编定之后方付应用，档案乃应用之后乃付保管。故图书馆之图书至于应用之时，其书在馆中之历史、位置、关系等种种记录皆已齐备，阅者、借者、查者、还者无不各有依据。公文到达一机关，如亦照图书馆管理图书之法，自是一贯，无须有所谓连锁之法矣。然此决不可能。因如此不但搁费时日，抑且系统紊乱，办事不灵。然若公文来达之时，毫无记录即送阅办，则在归档之前，失误搁置将无从考查矣。因是有先在收发处登记之事。收发处初只做最简单之记录，知有此一件公文已足。后因公文数量加多，自到达到归档案止，中间大抵须经历甚长之时间，在此期间内，其唯一可以考查者，唯此收发处之登记而已，故记录不得不加详，种类不得不加多，以便统计。若所有公文均行归档者，问题尚小；若公文中有不归档者，则不归档之件其记录永远只收发处有之，故收发处之权遂重，此乃事实使然。有人谓连锁法收发处责在重者亦莫可如何之事也，余则主张收发处完全作为档案处之一部分，由档案处派人负责为之。凡其所登记者，即其将来所保管者，一切手续自无须重复。否则，收发处登记无论如何详备，待他日归档之时，档案处仍须登记以明授受之责任，不能无条件接收也。
今不问收发处如何登记，只就档案处之登记言之。吾人究有须登记者何事，登记时应著录何种项目，应用何种格式，利弊何在，与各方面应用之关系，而一一研究之。现在政府各机关，因档案本身管理不良，检查不易，因之一切重要之点均集于登记一簿，故登记之法五花八门，特别繁复。
（1）注收到日期
注明某年某月某日收到。用手书、木戳、橡皮戳或者活动日期机均可。书于件面空处即可，若用淡蓝色印，则于字里行间亦无不可，总须各件所注之地位相同以便查考。收文注于来文件面，发文注于原稿或归档之稿（因有时不必原稿，复写者或印就者亦有之）之件面。如系收发处之登记，尚须折封。普通公文自然即行折封，注明收到日期并加以登记，然后送阅办。若为密件，当然不能擅折，可将其封套上之可能项目，如发文机关日期、文别等，记入登记簿内[4]，其余候补记或用其他规定之方法，收到日期可暂注于套上。
（2）登记号码
登记号码，收文用一号码，发文用另用一列号码，可知收发文数目。可一律用阿拉伯字，书于或用活动号码机盖于件面之左下角。但若其每种号码永远继续延长下去，如图书馆之登记号，则不免有时号码太长，不便应用。可每年用罗马数字冠于其前，而以该年总收、总发之号码，如民国二十三年一千八百号可作“101031800”于登记记录上。每月首或尾处，做一空白，备将以往之号码作一总加数可也。如民国二十三年以前已共有十三万八千号，则二十三年某月之首或末作138000+1800=139800，则从前之总收发号码亦不难知悉。至于登记时所用之单位，则各处不同。多有新案则立一号，旧案则不立号者，此法殊有流弊。余则主张依照图书馆学上之原理，无论其案之为新为旧，于前于后有无关联，只要其单独成立一件而送来或送出，均给予一个号数。盖若用前法，则登记之号码不能确实代表收发公文之件数。且欲查有无旧案，不能专凭记忆，又须于收发处设置种种便检之记录，方能查得，为此又当多作无谓之簿册。既无新登记号码，则仍将旧案号码书上，单书上旧案登记号码，阅卷者亦必未知其有旧案也。且阅卷办理是案者，其记忆力及智慧力未必俱逊于收发处之人员。主张同案用一号码者，最大之理由为同案各案可于档案中放归一处。不知登记乃记录文件流动之历史而放在一处，自有分类编目者优为之，同性质者自当归于一处，与登记号码之同一与否无关也。即以同案之文件而论，前后之件虽其中所讨论之大题无异，而每次发展必有若干之不同。[5]故同案各卷置于一处，仍须有一定之区别。若分别登记，则登记号码之先后既可示事态发展之变迁，又可即以其为次序（或时日近者在前，或时日近者在后），而合收日期之先后也。[6]
（3）登记之项目
登记项目因各人需要不同而有歧异，大抵有：
a. 日期 登记（收或发）之日期。
b. 号数 登记（收或发）之号数[7]。
c. 对方之机关名或人名 公文之往来必有一定之对象，本身自是管档者之本机关或人员，对象或是发文来者，或是送文去者，不外机关与个人二种。此点最关重要，等于图书之著作者，万不可少。来文者固是文件之著者，去文者，亦皆因彼而有是项文件之作，亦如著者之重要也。至于机关及人名如何著录，于“编目”中言之。
d. 案由 案由者乃以最概括简洁之文字述明文件之内容者也，等于图书之书名，亦万不可少。其摘录之法第一宜简，第二宜尽，若简而不尽，毋宁失之繁也。
e. 附件之登记号码 所谓附件，乃指其物不能单独成立，如单独成立，则其本身即无相当之记载，使人不明其以何因缘而来此者。必附于其自身有说明之件者。如此则不另用登记号码，即书明某号之附件，多者曰附件一、附件二等以明之。凡附件可以合订粘装于主件者即为之，不能而须另放者亦记出之。登记者已假定登记之每一号为一件，故每号无须注明件数。然若有附件则不可不计，须先列附件件数并记其为何物及情形。
f. 送归何处与何处送来 若是收文，则必分送长官阅办，有完全送交一处者，如秘书处或文书处，有分送各司处者。如全送一处者，则此栏可不必填字，送到时由该处盖章，印“□年□月□日收”即可，并可作为收据；如分送各处，栏内只写“民”（民政司）或“警”（警政司）一字，由各该司盖“□□司□年□月□日”之印即可。若是发文底稿交来归档者，则此栏可名“何处交来”，如“民政司□年□月□日”之印，“警政司□年□月□日”之印，盖上即可。通为一处汇交者，只记年月日可也。
g. 文别 文别者，其文为令、为函、或为呈也。此非必要，然著之可资统计及其他特殊之用。
h. 卷目号数 登记号数即该项公文分类之符号也。在理论上，收发处登记时实无须做此项工作，亦不便做此项工作。若必须填入例，则须填例，因登记实在分类之前也。唯现在颇有不少机关之登记簿有纲别、目别（如行政院档案股之登记簿）或档别、类别（如军政部档案室）之设，盖因档案管理者往往以登记簿作为普通依日期以检索档案之目录也。
i. 原文号数 原文号数者，该文件中所有文件之数序也。如指令一三〇八号是，此项无设立之必要。（如军政部档案室登记簿设有此项）
j. 备考 此栏自可设立以备不时之用。此外有主张须将公文来处之地别亦列为一栏以便统计者，在某种机关固是极有用处，以一般情形而论，似可不必设立此栏。[8]
2.3.2 登记簿[9]
（1）登记之分散与集中
公文之登记原则上应以机关为单位，但机关之定义亦殊难确定，行政院固一机关也，各部应在其下，省政府固一机关也，各厅应在其下。近省政府虽有合署办公之法，但揆诸事实，各厅、处仍各其独立之机构，行政院下之各部署更无论矣。此所谓机关应以单据一处、备有一机关之完全机构者为主。[10]换言之，即在原则上，院下之各部署，府下之各厅、处所有公文应用一单元之登记。但事实上颇有不然者，如内政部登记公文即系行分司登记之法。若一机关太大，公文繁多，各司分别登记送阅，自亦有便利之点，惟于此即有二问题发生焉：
分司登记之外，是否仍有总登记之举。照内政部之法，大抵先由总登记之后乃分与各司，各司又复登记也。否则来文与内政部者，何以知应分与某司耶？总登记既不可少，分登记即可废。旧法中各司以登记簿为检索公文之工具，故相率重复登记亦未可知。
分司登记，若无总登记于前，则所用登记号码势必各有起讫。全部有若干公文何以统计，亦不易一望而知。虽有主张每司各认占若干号码，而冠以“土”、“民”、“警”等字，然有用有未用，亦难遽得其数目。故仍以一机关一单元登记为妥。
（2）登记之用簿与用卡片
据调查，登记颇有用卡片登记者，其所以然，因未用一文一号之法，故时加添，以图方便；以登记记录作种种检查之用，比簿式较便。吾人今须知登记乃记录公文之来去，活动之状况，依时依序记录之已足，无事随时添补何种项目，故以用簿式为便。以图书馆卡片制之，如此其通用，而登记仍用簿式，其故可知也。
（3）登记簿之格式及其项目先后之次序
图2-1 内政部之总收文簿格式
登记分收文、发文二种，各用一本登记簿子登记。登记号码每年更换一次。登记簿每本一千号，预先编好。文来时照收文、发文依次登入即得。
登记手续分辑办理，每辑用登记簿一本，为国产毛边纸，红色油墨铅印，每面五格。
图2-2 行政院档案股登记簿之格式
图2-3 军政部总务厅档案室登记簿之格式
（4）登记项目之决定
以上各式各有不同，然皆不甚完备。考其中问题，盖因收文项目与发文项目微有不同，收发处之登记与档案处之登记项目亦应有不同者。兹总计之，拟定以下各项，依次列之：1登记日期；2登记号数（收文或发文或收发文总数）；3来文或去文之机关；4案由；5文别及文号；6附件（如有）；7收文日期或发文日期；8送交何处或何处送来；9档号（此项登记时大抵空着，待日后填入，亦有相当用处）；10附注。
图2-4 江宁县实验政府收发处登记表册格式
（5）横行与直列
项目既定，则其首要问题为格式。格式有横行与直行二种。直行为全国所通用，然实不如横行之便利。其次问题则为每号应占若干地位，每页应有若干行。以余之计划，直行可用竹连白纸，每半面五号，每页十号，百页千号。横行可用国产洋纸，每页（上、下页）十五号，百页千五百号，用洋装，视其机关收发文之多少而定厚薄可也。要之，登记簿纸不可太坏，本不可太薄，写时不可潦草，因此簿用时多，纸须坚韧，本太薄则不久一册，检查时不便也。
此外，尚有一问题，即收发处登记之后，将其副张分送各处以资考查，如内政部复写三份，一送秘书处，一送档案处，一送总务室，其法至善。机关小者自可不必，机关大者实极需要。惟复写时，余意不宜即套在登记簿下写。因登记簿用毛笔不能复印，用铅笔殊不便永久之用。横行洋纸簿若能以极硬之钢笔头用力书之，能印得二三份即最善矣（或竟用油印）。
2.3.3 档案之登记
（1）登记之先决问题
（a）收发处之登记与档案处之登记，兹只讨论档案处之登记；（b）收发归档之连锁登记与收发归档之各别登记，兹主张各别登记；（c）收发登记之分散与集中与归档登记之分散与集中；（d）普通文件之登记与秘密文件之登记。
（2）登记簿册之研究
形式：（a）卡片式，兹不主采用；（b）书本式，兹主张采用。
书写：（a）直行式，兹不主采用；（b）横行式，兹主采用。
用纸：（a）用国产洋纸；（b）二十六公分宽，四十六公分长；（c）每面十五行，每册二百页，共三千行；（d）用洋装，布面。
（3）登记之项目及其问题
日期：登记日期（归档日期），收或发日期；
号数：登记号数与单位，收或发号数（原文号数）；
内容：文别，来去文机关或人物，事由摘要，附件及其数目；
办理者：主办处所（者），登记者，何处送（来）者，典收者，发文方法（归档日期），档码，备考。
2.3.4 档案之分类
分类者，将性质相同之物置于一处之谓也。所谓性质相同实含有三种意义：一曰内在的性质相同，二曰外在的性质相同，三曰关系的性质相同是也。凡三者相同，或具其二，或具其一，吾人归纳之于一处，即不失其为一种分类。书籍之分类如是，文件之分类亦然。惟书籍之分类以书籍内容性质为主，文件多以收受管理之范围为主耳。文件少者并可以编目之法处理之，所谓“文件即目录或索引，目录或索引即文件”是也。大抵对于书籍，吾人可就吾人理想之所及，预先规定一种类目以范围之。对于文件，则须视大机关之性质，内部之组织，已有文件或可有文件之内容而后能规定之。一机关因时间不同、地域不同、性质不同，其文件之分类即不能同，若强同之，则必不适用。
（1）分类之原则
姜生（c. johnson）《档案保管法》（the care of documents and management of archrives）曰：“文件分类重要之点：（a）文件之原群务须保存勿变；（b）在文件之全群未检验以前及其原来关系未了解以前不能遽然确定其分类之系统。”金肯生亦主张档案排列之基础，须足以表明原用此档案之机关在行政上之目的。换言之，即每一足以独立之档案群（respect de fonds）不可任意分离。二氏之所述，多就老档而言，新档在原则上亦未能离乎此。斯铁氏（c. c. stiles）《爱河华省公档论》亦云：“文件分类之要点在于不失原来行政之组织及合乎行政上之应用，总之以不离respect de fonds为主。”案此词创自1841年法人德卫勒氏（de wailly），原意即尊重原形之谓。德国称为provenienz prinzip（principal of original）。故斯铁氏分类法要点有五：
1分类法以省下之厅处为主。（the classification is made by departments. ）
2每厅处之下再分若干大类或主题。（the documents in each department are divided into main divisions or subjects. ）
3每一大类或主题之下再分小类以至足用。（main divisions or subjects are subdivided until the lowest subdivisions or subjects are needed. ）
4每小类或主题下之档案依时序排列。（the documents under each subdivision or subject are arranged in chronological order. ）
5每小类或主题下之档案既依年代排序矣，每一年内之档案则依字顺排列。（the documents under the subdivision are then, for each year, arranged in alphabetical order. ）
斯氏并谓彼之为此，一切图书馆分类法皆不足用。最紧要者为一各机关之组织表及其行政略史，幸有人已有成书，因得据之分类。由此可见，文件之分类，不能凭空臆想，必须根据已有之文件或现行机关之行政组织方得为之。故今不能创立一施诸四海、行之百世之分类系统。仅就各机关之成法，举数事作例而已。
（2）现行机关档案分类举例
（a）内政部
内务部档案依组织分为卫生署、总务司、民政司、统计司、土地司、警政司、礼俗司各司。总档案处所存各档案，亦沿各司分类排列，不强为分合。司下分类，类下分目，卫生署除外，现有六司，一百一十六类，三百四十四目，大抵各以《修正内政部组织法》所赋予之职掌为主，余视情形酌量加减。如第八条谓民政司掌地方行政及经费，地方行政区划，地方官吏之任免及成绩考核，选举，地方自治，征兵及征发，赈灾、救贫，慈善，国籍等事项，故其文件之内容及分类皆不出乎此。其符号则如民政司法规类省法规目即为“民壹1”。
（b）铁道部
铁道部档案之分类以公文之属，于通行于各路者及单行于一路者与属于内部者对立，形成三大类。各类再分十纲，三者名称完全一致：1任免；2法规；3经济；4教育；5劳工；6建筑；7业务；8党务；9国务；10总务。纲下再各分目，目可随时增加，各纲下皆有杂件目，以备放不重要之文件。
（c）实业部
依组织分七司一署。司署下或再依职掌分，或依性质分。如总务司分任免、会议、航空、军政、邮电、甄叙、审查、考试、行政、禁烟、国际调查、省县治等类。其下或依性质，或依机关，或依地方再分。
（d）教育部
分高等教育、普通教育、社会教育、蒙藏教育、总务、机要、法令七类。前五类文件皆属于各该司职掌者，机要类为秘书处，总务类为参事处之文件。类之下分目，目有依科之职掌分者，亦有依其他特征分者。目下再依事分，每事依次得一号码。事之多者，复分小号，以天干表之。如“普小4甲”为普通教育类—小学教育目—第四号小学课程标准—甲课程标准草案。
（e）行政院
分类以职掌为根据，共十六纲，行政院所属各部会各为一纲，省市行政院亦各为一纲，不属各部会、省、市及行政院各纲者则入杂件。纲之下依性质分目，目之下分类。
（f）兰溪实验县政府
近见该县档案分类表，则全依图书分类表之法组织之。如500为教育，501教育计划，510教育行政，520教育经费，530学校教育，540社会教育，550宗教伦理教育，560研究设计，570推广辅导，580师资训练，590报告，541民众教育馆，542民众学校，543识字运动，544图书馆，545博物馆、公园，546成人教育、家庭教育，547职业教育，548康乐教育，549其他社教活动。其下再酌量细分，至足为止。
（g）省政府档案之分类
湖北省政府档案之分类：1秘书处；2民政厅；3财政厅；4建设厅；5教育厅；6保安处。
市政府档案之分类，汉口市政府：……
县政府档案之分类，武昌县：1总字档案；2民字档案；3财字档案；4教字档案；5建字档案。
由以上数例，兹可以定文件分类之法，宜分为若干级，如门—类—纲—目或部类—门—纲—目（王文山行政院草稿用）。门以一机关内之组织为主，类—纲—目以文件之性质为主。以为四级太多者可用二级如门—类，或三级如门—类—纲以备将来扩充。目，普通即案名。目下再有同件甚多者，加小数细分或可再依时代、地域、事件、人物、性质等分。除时代外，均可依字顺排之。或统依字顺排之。至于分类之要件：1须系统清晰而前后顺次含有相当之意义；2须含伸缩性；3须用简易符号以便书写与记忆。
（3）分类符号
分类之代表，照现在情形观之，有种种之不同。
（a）纯用字代者
1用全字如土地司、法规、省法规、江苏省、镇江县、二十一年度
2土法省镇二十一
3天甲子二十一或aaaa21
（b）用字与数者
1土壹11121或土法省1121或
2aaa11.21
（c）纯用数字者
如532.41为教育—学校教育—中等学校—训育—训育规程。
按以上各法，（a）1太不方便，（a）2可用但其字本身无排列之次序，（a）3有排列次序但或不能显示其代表物之性质，或不便于国人；（b）1有用之者，如不用（c）则亦唯有此法，（b）2在某种情形之下可用，因其本身有排列之次序，即美国国会图书馆法也，（c）为今日图书分类法之最通行者，其中又分用十进制与不用十进制两种。[11]
（4）公文分类应注意之点
公文分类与书籍不同，书籍其书本身即算完毕，而公文则须视其前后关系、各件之性质而定其本身之性质。故公文分类第一须勤查成案；第二须料其将来之发展；第三不能分得太细，免致日后同案案情变化，非细目所能包；第四不能完全以内容性质为标准，须视一事件之主要目的如何及其前因后果而定。
（5）附：本校[12]文件分类原则
1本校一切文件依体分为若干大类，各类以一罗马字母代之。公文仅为其中之一类，以d代之。
2公文类复依义分为若干次类，各类又以一罗马字代之，如课程c，毕业g，军事训练m等。
3此时暂分至二级为止，次类下如尚须分小类可再分之，小类下如尚须分案卷者，可再分之。惟除须用时间分法及地域分法者外，一律依其小类或案卷名称之字顺排列之，暂不给出符号。
2.3.5 编目
编卷分类之后即行编目。但分类表无论如何详细，决不能每一公文有一不同之号码。换言之，每一小类之下必有若干件公文。此所谓若干件，又有事件性质虽同而事件彼此不同者，又必有同一事件前后之各文不同者。于此，在未编目索引以前，吾人必须先作一番整理其同、区分其异之工作。所谓整理其同，即须将同一事件之各文，收集于一起，或依时间之先后，或依其他之关系排列之、订夹之。同时并就其全部内容性质而赋予一总名称，普通谓之卷名，实即图书之书名，无非由编目者所加之书名而已。其文件之不重要，或其件数不多，或时间未到者，暂置于该小类下杂件一名之中，以待他日变化后之处理。经过此番整理后，于是此小类中皆为有名之物矣。杂件亦一名也。今之问题为：此有名之各物，应依何种秩序排列于此小类之中耶？普通之法系依编制之先后而在该小类下以“1、2、3、4……”之数目依次排列之，是谓卷号。此法与吾人之对于同类之图书，依到馆编目之先后即登记号码（即书号）排列无异。杂件或暂不给数，或即入于“0”数。此法在同类中案件少者尚无不便，若多至数千卷者，则其数太长。且此各件中性质比较相似者不能相邻。若觉该类文件太多，须另分成数类时，其原有次序数目即不合用，一加改号，四处牵动甚多。余以分类不细或每公文数量甚大之机关，仍宜仿图书书码（即著者号码）办法，以为区分。不过不以著者之名为据，而以卷名之首字为据。如“宝山路工程卷231 p45”，则将来归“231.5”仍是“p45”，且所有“宝”字起者皆相邻接也。文件少者仍以用前法为便也。类号及卷号既定，则须编制文件之目录或索引。文件既分类，其本身之排列自是分类而行，而主要目录亦是分类目录。知其类者，固可检查，不知其类而只知其他条件者，则困难至矣。于是须备各种目录，以供应用。吾人对于一文件群究应作若干种索引方足应用耶？因需要不同，自然供给亦异。
2.3.6 制目[13]
（1）目录之种类
目录之应写为簿式抑应为片式，每种目录之详略及应具之款目，兹暂不论。兹惟论应有何种目录。欲定何种目录，又须问有何种需要。今有人于此问管理档案人，曰：
（a）吾知吾所欲寻之件在某类目中，其他不知也。是必作文件分类目录以应之。
（b）吾知吾所欲寻之件为某机关或个人所发来，或系发与某机关或个人者，其他不知也。是必作文件来源目录或文件去路目录以应之。
（c）吾知吾所欲寻之件之卷目名称，其他不知也。是必作卷名目录（卷名目录等于书名或标题名）以应之。
（d）吾知吾所欲寻之件发生某时期，其他不知也。是必作收发文时期目录以应之。
（e）吾知吾所欲寻之件之收发文号数，其他不知也。是必作收发文号数目录以应之。
（f）吾知吾所欲寻之件系某种公文（如呈令函等），其他不知也。是必作收发文分类目录（王文山称为档案目录）以应之。
（g）吾知吾所欲求之件与某人或某地或某事有关，其他不知也。是必作人名、地名或事名目录以应之。
以上各种目录，如人力及时间充裕，均可编制，以供应用。如时间及人力不足，则第一为作分类目录。档案依分类放置为基本放法，故分类目录亦为基本目录。依标题字顺排放，虽不失为现今之一种流行而可用之法，但究系暂时对于档件不多之办法。惟余所谓分类目录虽大致与档架目录相同，但非完全之档架目录。其中可有互著、别裁及参照诸事也。第二则须作各种要名目录，余所谓要名目录，即指重要之机关名、人名及卷名，其余可不必皆作。来源目录看似重要，实则不然。来文少者尚可将来文列于其名称之下，若直属之上或之下机关则不免时以万计，作之其功用甚小，其下仍须用他种方法寻求方能得之。收发文号数目录及时期目录看似不重要，然在文件中前后时有提引，亦为寻求文件重要线索之一。惟不必特作目录。时期目录可参考收发文簿得号数，再由号得档号。文号与档号可用简明之法作一文号档号对照片，每片可写一百号，百片即可写万号。[14]
至于只能记忆文件之文别，而其他条件毫不知之者，其事少，故无须作此种目录，即使作就，每别之下，文件多者又动或千万，仍须仰赖其他条件方能寻检。此种目录可供文别统计之用，惟专为统计之用，可用其他方法算得之，亦不必专为此而作。
（2）书本式与卡片式目录
书本式与卡片式目录相较，各有利弊，环境不同，其利弊之程度亦异。机关中之档案目录，外人之来检查者甚少，不外处理文书之人员或该机关之长官，及管理档案之人员。以实况而论，处理文书之人员或长官，未必亲身到档案处查阅，往往书其所能记忆之点，由档案处人员代为查检。故档案目录实际上仍是管理档案者应用之时为多。故余以为档案处之目录，除书本式之登记簿外，正式之目录应为分类目录，其形式宜为书本式或准书本者（意即指活叶目录）；便于自由携动者，以供管档者以外之人主要之用。有力时再编一卡片分类目录为要名目录，其形式宜为卡片式者，各依字顺排列，以供管档之人检查之用。[15]
至于编制之时，要名卡片目录可先编，次编分类目录。分类目录暂分两种，一种为固定之书本分类目录，一种为活叶之书本分类目录。凡较老之公文，或已告一段落者，如某年至某年者，宜编为固定之书本分类目录。年代再久又可酌量将各段落分开者，汇叶成总分类目录。凡最近之文件，譬如最近数年者，宜编为活叶之书本目录。每册不宜太厚，一则不便翻阅，一则不便分翻。视内容之多少而定每门或每类或每纲为一册。每一最小细类与其他一细类分开，以随时增加新件。[16]
（3）编目之手续及应著录之项目
1将每件公文分类于一定之地位，著出分类号码，无论为字或为数。余主张于档案归档正式登记之后方始分类。所有于收发时预为分类或拟稿办理时分类等法，利不掩弊，皆不取。
2将能专立卷者立卷，不能单独立卷者，置于该类下一定之地位。
3立卷、订夹、起名之后，于卷面书卷名，卷面或卷面内著该卷中所含各件之内容，此等于一书之细目。
4定卷号、册数。依类号、卷号排于档中。
5作卡片要名目录。各依片首字顺排列于箱中。
6填著活叶书本分类目录。
（4）项目及格式[17]
（a）分类目录
a. 汇编分类目录
此可仿行政院之办法每年汇编一次。既为汇编，则其时代必已距现在较远，案件必已完结，编辑者有充分添补移顺次序之机会，故可将每卷中所含之文件列出，一一列于该卷之下，并可多加内容之参照。
b. 现用分类目录
此目录应作活叶目录。其办法每小类目各不相连，以便添加。此中最重要之问题为：每卷只著录一次，抑每单个之文件均一一为之著录耶？其办法各处颇不一致，大别之略有二法：
1在目录中每卷著录一次，无论该卷中现有若干件或续来若干件，均不过问。唯将各件之名目一一详列于各卷之卷面中，作为目次。此法手续颇简单，但于目录中不知每卷内容如何，其案情发展如何，且单个文件于目中不能查出。此法今日行之者最多。
2文件分类后，以件为单位，依到室时间之先后登入分类簿中。新案则依次给一号码，有旧案之件则不给号码，而于备注中，注上旧案号码（此等于丛书分析目录之入分类目录者然），文件则仍入旧卷。此法较前法略有进步，因于目录中既可查得各单件，又可知某卷内全部之案件。唯此法手续较繁，卷面中之目录亦不可省，目录中著录条款增多，检查增加困难，每卷中之各件前后可相差甚远，亦难得综合之印象，然总较前法为优也。军政部档案处即行此法。
c. 格式及项目
吾人检查目录，目的在于考其藏于何处，故档号居第一。事由包含机关、文情、文别三项，合并言之，辞理意顺，该件之内容之要点，胥在于是，居第二。文号及收发时期可资考据，故依次列之。立格式为中国旧法，较合习惯；横格式写数目符号时较为方便。
图2-5 立格式
图2-6 横格式
所用簿册每页普通均作五行，每页十行便于统算。因恐事由文字甚多，故大抵一行总占普通文字两行之地。如字体较小，每页能容十行，则簿册积量可以减少，检阅时一目亦多览数行。所印格线以较深之红蓝二色为宜。所用纸张无论中纸、洋纸，总以坚韧耐用及国产者为宜。
（b）卡片分类目录
卡片分类目录编制之法，原理与书本分类目录相同，惟书写格式略有不同。较之活叶分类目录更为自由，可以随时增加新来文件之项目。其形式亦有多种。
图2-7 内政部档案室所用卡片分类目录样式
其分类卡片系依各司分类排列，卡片屉外标明何司，用指引卡标明类目。卡片著录有司类而无目及卷数，不能直接用以调卷。
目录以件为单位，此为收文卡，红色。第一行写来文机关，第二行写“禹收”二字，意即民国二十三年第一科收文，第三、四行为分类号及卷号，第五行为摘由。发文卡片为白色，形式如下[18]：
图2-8 财政部会计司分类目录卡片样式
以上各样式皆有缺点，兹特拟定一式样如下：
1以文件一件为单位，不以卷为单位，盖卡片尽可按照档码自由移动也。
2不用印定字句之卡片，以便有自由伸缩之余地。
3收发文各举一例。
4排列方法
排列之时，先依大类，再依小类，再依卷号，每卷有数册或数封者依册封号，再依册封之件号或收发号排。
以上为分类卡片目录，此外尚可作其他辅助卡片目录，如内政部卫生署档案室有作三种辅助目录，一为依机关名称笔画多少排列之户名片；一为依笔画排列之人名片；一为按收到日期排列之收文片。今惟作要名卡片目录一种以补分类目录之不足。所谓要名目录，包含来去文机关名或个人名，文件中所提到之重要地名或以此为记忆目标之人、地、事名而他项条目中未常一见者，小类下之卷名等。所有各种卡片，有分开排列者，有混合排列者，兹悉混合依字顺排列之。至于排列指导之法，容后论之。
图2-9 发文卡片举例
图2-10 内政部卫生署档案室分类目录格式
来文机关或个人为主之片。此种片须择其名称特殊或来文少者作之，太多者将不以之为记忆之目标。
去文机关或个人为主之片，采择与来文不同。
图2-11 收文片（依档码排）
图2-12 发文片（依档码排）
图2-13 来文机关或个人为主之片
按档案本身排列之法，分类排列法不过其中之一种。此外如照名字字顺排列或标题字排列，均有行之者。此不论，于“立排法”章节中详述之。
图2-14 去文机关或个人为主之片
图2-15 文件中之重要人地事名为主之片
图2-16 卷名片
2.3.7 典藏
兹将档案典藏分为档案本身之典藏及卡片之排列二节论之。而档案立排之法不与焉。
（1）档案本身之典藏80
兹假定档案之级位为类—目—宗—卷—件五等。类与目中所包含之文件应甚多，大抵不用特殊之物夹之订之裹之。其表示之法，或用标签，或用导板，或以档架之橱格表示之已足。宗则卷之集合，卷则件之集合。今日各处通行之法，大抵以同一事由之收文、发文及其附件汇订为一件，以同一案中之收文、发文汇订为一卷，以同性质之卷汇藏于卷宗夹内为一宗。惟汇订之方法，所用之材料与形式各有不同。
（a）卷面
每卷之上，普通附一卷面，注明该卷内容。卷面材料有用白色卡片纸者，有用中国连史内裱报纸者。订时有用铜钉者、铁丝者、丝线者。普通以散纸订最为经济而灵活通行。卷面上或卷面内有印种种不同之格式者。
图2-17 旧用卷面式
图2-18 卷面背面卷目式
图2-19 上海公用局卷面式
图2-20 卷面之里页式
要之，卷面可有面、背二面。面上最要者为档码及卷名，卷名等于一书之书名，而档码等于书码，取出后方可按码归还。背面上最要者为卷中各件之名称或事由，此即等于一书内之目次也。格式项目不宜过繁，即完全空白，用时填上必须之各项亦无不可，格式项目太多反拘束而致不美观也。
（b）卷宗夹
卷宗夹之功用，乃用以储置同性质之各卷者也。一宗一夹可，一宗多夹亦可，视一宗内容之多少而分合之。一宗多夹者，宗名悉同，而以第一册或第二册或本卷之顺序别之可也。宗夹有用牛皮纸者，有用数层裱纸者，有用原纸布面特制者，要之须比卷面之材料更为耐久。卷宗上所应书明者，第一为该宗之档码以便取放；第二为该宗之宗名，此应书于夹面或夹背上；第三为宗中各卷之名，此书于夹面或夹面里页均可。至于卷中各件之名，则无须再行书出，因已书于各卷面之里页故也。卷宗夹格式，试举江宁自治实验县政府所用格式（见图2-21、图2-22）为例。各地可就各地情形酌加更改以求适用。无论卷面、卷夹，均须略较文件为大，亦可有护件之功用。夹脊处应使其稍宽，内容厚时亦可含容。普通纸制卷宗夹只便平放。内政部近日所用者，与吾人所用之洋装书面而尚未粘贴于书上时之形状同，惟内有牙夹，各穿二孔，足便夹订卷件。夹订之后，可竖立于夹上，而档码及宗名即可书写于夹脊之上。至于订夹之时吾人须注意者，不可太松，防其散佚也；又不可太固，便随时加减也。
图2-21 江宁自治实验县政府卷宗1
图2-22 江宁自治实验县政府卷宗2
按以上之法乃订卷之后再订为宗，亦有主张卷宗之手续合而为一，不必分开者。若卷宗合而为一，则将各卷细目移书于夹面里面可也。
（c）卷盒
卷盒者乃用以储存卷宗者。现存政府各部多有用卷盒者，材料有纸制、木制、洋铁之不同，形式有上开、前开之不同。此皆档架制造之法不佳之故。余则主张完全废去卷盒之制，因其取放之时反增添手续而为赘疣也。
（d）藏卷法
余既主张废卷盒之制，则卷宗直接与档架发生关系。卷宗放庋之法大别之有平搁法与立搁法二种。平搁法之次序有自左而右、自上而下者；有自右而左、自上而下者或自上而下、自右而左者。于此法中，余取左右上下之次，以其与吾人今日新式排书之法同[19]，亦便与档码符号相应也。立搁法中又可分为二种。一为顺立法，此惟用硬纸布面之卷宗夹方可直立。其次序一如洋装书籍立于架上然。一为横立法，将卷宗横立折叠自前向后放之。此则必须于抽斗中或定制盒中方可横立。横放时又有卷口向上和卷脊向上之别：卷口向上于护卷方面较佳；卷脊向上于检查时较便。无论卷口或卷脊向上，在中国文件方面，均是将文件中文字横卧而非顺文字行格置放，设于未取出时一观文件之本身，颇为不便。因之亦有主张将文件横叠者，如此则卷盒或抽斗须横窄直高矣。
（e）附件之藏庋
附件之大小、体积，凡可附入原件者，附入原件。过量者或特别贵重不能附入原件者，得分别藏于他处，标明原件之档码。所谓他处，除如合同、条约、凭照等可置于保险箱中者外，其余只因体积过大不能附入原件及普通档架者，则入特制之档架中。此特制档架，或者分制，或者即于普通档架之最上格或最下格为之均可。凡附件不存于档案处而存于别部分者，原件目录内须由存储处盖章负责。
（f）卷架与卷橱
橱架之材料有铁制与木制二种。铁制耐久避火，固是最好，惟价目甚昂，普通机关未必能置。供普通一般之用，仍以坚实之木料所制者为相宜。至于其形式大小、高低、宽窄、深浅、厚薄，须视所采藏卷之方法而定。
a. 平搁法之档架 兰谿实验县政府程君长源所定档架之尺寸，系依档卷大小为标准所规定，颇合应用。惟各机关所用卷夹大小往往不同，照此尺寸或加或减可也。
1档架高222公分，脚位离地面20公分，内分7格。最高格31公分，其余6格各为25公分，每格3公分格位，共21公分，合共222公分。
2架阔100公分，可排卷宗4格。
3穿身34公分，刚能容纳一卷宗之长度。
4最高格藏较大之附件，其余每架面有24格，双面架有48格。
5视卷房面积之大小而作单面架或双面架。
平搁法用屉不便，故不讨论。
b. 立搁法之橱架[20]
1顺立搁法架
架高 公分，脚离地面 公分。内分 格，最高格或最低格公分，每格板厚 公分，共 公分，合共 公分。每格之高恰能容卷宗之高。架阔 公分，设每卷夹平均厚 公分，可排 卷，全架可排 卷。穿身 公分，恰能容纳卷宗之宽。最高格或最低格可藏附件。附件少者，可用为藏普通卷宗之用。每三四架中，用一架之最高格或最低格以置附件可也。
2横立搁法橱
橱高 公分，内分 抽屉。每屉高 公分，宽 公分，深公分，屉内边高 公分，恰能容卷宗横立于中而四围略有余。
3直立搁法
橱高 公分，内含 抽屉。每屉高 公分，宽 公分，深公分，内边高 公分。每屉内直分为二部分，可直立卷宗二行。
c. 橱架之安置及档案室
档案室，目下不能求其华丽，第一须光线充足，第二须空气流通，第三须上下干净，第四须略远于易招水、招火之地。橱架在档案室中之安置有靠墙法与贯通法之分，一面架可靠墙，双面架则贯通。须与有窗之墙成直角安置。架与架之间之距离，至少须 公分，橱则须 公分[21]，深橱甚深，抽出之后颇占空间也。陈年老档如无充分地方安置橱架，可置于架顶架与橱顶橱中，用便梯取放可也。地下太湿者，可于架下铺石灰；室中多虫者，可于橱架间多置樟脑丸。药沫灭火机能置备数架最佳。
（g）标签与导片
平搁者，宜于每夹之地脚处贴一标签，标明每夹之简名以便检取。惟每夹并不甚厚，若标签贴于每夹之同一地位，易于彼此遮蔽，宜作梯形式之粘贴。标签不宜太大，其上不宜多书字。大类于架面格位上可以表示，标签上书明最低级之号码、数字或名字可也。顺立搁法，可直书于夹背，无须另备标签；横立搁法，则可于封套之上端突出处标每封之名。此外则可用各种分法及各种名气之导片以标较小之类目。橱外标签可书较大之类目。导法之种类及用法另于“立排章”中详述之。
（h）目录之存放及排列
书本目录若惟一二者，则随便放置，均无问题。若集有数十册之多，若单个平放则太占地位，若集叠堆放则检取不便。可用层式敞柜，若放留声机片之柜然。依号放入，取放均便。卡片目录自以置于卡片箱中为便。有分排者，如分类目录、名字目录，分别储放。有混合排列者，各有利弊。而卡片之排列，其中有二事极关重要：一为检字法，一为导片法。检字法详“检字章”中，导片有导字顺者，有导内容者，限以方位，杂以颜色。要之，使人一见而易得所求者为上。
2.3.8 出纳
（1）借法
（a）借档责任
档案不若书籍出纳之频繁，亦未必均公开准人阅览，至少新档未必公开阅览。然行政者办理案件之时往往须借档参考亦是常有之事，故出纳之事亦不可免。普通称为调卷。借档之事，一是责任，一是方法。管理档案之责任，较管理图书之责任为大。损失图书者大半尚可添购，损失档案者，不但不能复得，且易发生其他问题。故凡欲向档案室借档者，须得主管长官之书面证明单向档案室登记，方能借档。若不用个人名义，而用秘书厅、秘书处、某某室名义者，亦须其正式印据，或者某种资格以上之人只须自己之签名或盖章，某种资格以下之人须其上官之证明单可依其机关之规定为之。
（b）借档方法
借档者登记册须有以下之项目：1登记号数；2借档者；3职务；4证明人及证单号数；5登记年月；6备考。登记之后方能借档。至于借档手续，有各种不同之方法，亦如图书出纳法之各有不同。登记之后，立一借档证。格式如：
图2-23 借档证
置于借档处，依借档者字顺排列之。
先由借档者依据目录填写借档单，交管档人检取。如无相当之目录可查，或上级官不愿麻烦者，则管档人可据其所要为之代填。格式如：
每单写一卷，以卷码次序排列，同时查检借档证填卷码借期。此可知某人借何档，某档何人借，但尚不知某人所借之档业已到期。若能于每夹内作一档包，装一档片，依日期排列，则可知某人所借之档业已到期矣。否则填借档单时，由借档者或管档者多填一副张为此之用亦可也。
亦有不用借档证，只用借档单二张，一置档包内（此假定档夹不借出）或依档码排，一依日期排。然此不能知某人借去何档，亦不完备也。
（c）利用法
图2-24 借档单
a. 借档日期
普通以三日为期，因为一卷有三日之时间足以为参考也。特殊情形可预先声明或续借。
b. 离职之人
凡离职之人应由主管长官通知档案室，检查有借档未归还者否，以便索取。
（2）还档
档案归还后，须将各项借据核销，或检还其借档单。同时核查档案本身是否完善如初，妥慎按序归还原处。
（3）遗失问题
档案之遗失、损毁当不常见，但如万一发现，即须加以补救。凡报告长官、惩治失者固为必作之事，但此尚是消极方面之事。最要紧者，为须立即将此失去之件，或各件之件名，及其中尽量尚能记忆之内容，由各方面长官、用档者、管档者及其他各种记录上之所详细记载，分别用一定之纸张记载下来，再由当时之最高长官签字说明原件失落之故及补记之因等，重新依类入藏。原件已失，而大概内容仍可得知焉。毁损部分照此办理。
2.3.9 移存
移存者，将过时或不常用之文件，移置于一地方储藏之，以节省地位、设备、人工者也。移存之法普通可分：
（1）按时法
按照一定之时期，如一年一次或两次，自现档橱架中移去过时或不常用之文件。其施行之时，有三种不同之形式：
（a）一期法
将所有现档依照规定之时间，如每年一次或两次，一起完全移并，置于旧档之中，而新档重新起始。此种移存之法，手续固甚简洁，但在甫移后之一时期中，其随参用旧档之时，实与现档无异。
（b）二期法
假如应用四橱之柜或四格之架，则上二橱或格储现档，下二橱或格储前期所移存之档。依据一定之时期，如一年或半年，将下二橱或格储之档移于老档储藏处，将现档自上橱格移于下橱格，而上橱格之新档重新起始。此法又有呼之为双储法或轮移法者，以其系将最近应用之两期档件合置分放而已。
（c）限期法
于排放文件之时即规定各文件在现档中应占若干长久之时间，移档时即视此时间之到否以为去留。例如每六月移档一次，则对于一年与十八月者，第一次均不移，第二次移一年者，第三次移十八月者。移出之档，依次加于老档之中，或分期另置。
（2）永久法
审定某卷某件已过时或无用者而移去之。此法最为合理，然欲逐件加以适当之审定，至为不易。暂觉无用而将来实甚有用者，亦往往有之。惟若行之于有时间性之文件大抵无误。
此外，移存之时尚有须注意者：
1移档之后，有空封套或卷夹者应取出；
2移档之法，不能因某柜某夹过挤，而多加移去；
3若为二期法，须备两副导片与封套卷夹等用具；
4移存之橱架，宜用单个式者，以便随时添放。
2.3.10 销毁之原因
旧时档案因人事之未尽，及自然之淘汰，存在于今日者不多。而近世档案与将来之档案因为之之易，交换之勤，事务之繁，情况之杂，机关之众，于是一日一月之档案，足抵从前数十年来之体积而有余。管理保存皆多窒碍，因是有销毁之法也。
（1）销毁之理论
吾人选取档案销毁，究应依据何种标准耶？普通莫不曰：“有用者存储，无用者销毁，或有价值者存储，无价值者销毁。”然此所谓“用”与“价值”究应以何种人之眼光而判断此用与价值为合理耶？自行政家之眼光论，凡于行政事务上有用者留之，无用者毁之；自历史家之眼光论，凡具历史上之价值之及与后世之人有关系者留之，否则毁之。此就观察者不同言之。若就古代传下之老档与近世档案言之，则老档应以历史性为主，近档应以效用性为主；若就古今之销毁情形言之，则古时之销毁，大抵以效用性为主，今世之销毁则无有不顾及历史性者。
（2）销毁之责任
老档大抵宜合档案管理者、历史家及行政者三方面，组一销毁委员会以定夺之。近档仍以行政者之自行选择为妥。
（3）销毁之方法
应先由管档者列目呈请主管长官核办，但必须设一销毁登记簿，以备日后查考。其中应列明：1卷码；2发文者；3按由；4藏卷年月；5销毁年月；6数量；7销毁经手人；8长官盖章；9备考各项。
（4）选毁之原则
第一，销毁有重本者。惟重本之意义颇难决定，有文字绝对相同者，有仅大意相同者。当以逐字逐句相同者为是，但校核之费不大于保存费耶？第二，销毁过时者。军政部之档案登记分编之时，即分为永久、十年、三年、一年各档。兹举其各种之目，以见存毁之消息。
（a）十年及永久卷
经费、文书、会议、印信、休假、铨叙、服章、测量、交通、法律、财政、内政、实业、外交、教育、振务、考试、立法、监察、缉逃、旗帜、卫生、恤赏、考绩、约法、党务、官规、典礼、历届大会决议案、官职、禁烟、考绩、留学。
（b）三年卷
任免、调派、恤赏、考绩、统计表册、典礼、控诉、调查、惩戒、缉逃、报告、计划、护照、执照、证明书、租照、营产、薪津、旅费、粮服、军用品、马疋、文书、经费、就职、图书、杂件。
（c）一年卷
证章、车证、城门证、印电纸、护照、阵亡、灵柩、证明书、请假、出差、车船票、密电码本、演习枪炮射击、迁移、地址、人员、部队、调派勤务、住址姓名表、欢迎、参加纪念派员、下旗志哀、捐助经费、特项电报费、图书。
兰谿县政府《整理教育部分档案的尝试》有云：教育档案最要紧的，要算呈请立案，附送经费来源所据的卷宗，此项卷宗应不拘年限，永远保存。次要的如刊发校钤、校长备案的毕业生存根等，此项卷宗，也该看情形如何，保留相当年限。不甚重要的，如各县教育局长函知接钤、视事、辅导会议、各中学生请证明家境贫寒等，在五年以后就可取消。
lee galloway之office management第169页讨论对于业经稳存之档再保存之年限，云：
1普通信札——二至五年；
2内部之相往来之信札——一年；
3发单清单——三年；
4合同收据——七年；
5信用报告及材料——永久保存。
（5）销毁方式
1火焚；2卖于造纸厂及旧书铺；3卖于私人；4移转于其他团体或机关听其处置；5埋于地下。
（6）附：《庸书·则例篇》（陈次亮）（《西政丛书》第四册）
则例者，治之具也。所以纲纪万事，整齐而约束之，以措一世于治平者也。有案焉，其与则理有所未安，情有所未协，事与势有所不同，诸臣审量其间，随时斟酌奏定遵行者也。
本朝……六曹积牍，充栋汗牛，则例一也。而案之歧出者，少或二三，多且什百焉。曹司迫隘，无地可容，黠吏乃择其出入之大者，携而归之，籍而记箧而藏之。虽才俊之士，白首为郎，不能举某例之外，尚有若干成案也。司员如传舍书吏，无去来，一事也例应驳，书吏受贿，无难觅一可准之案以实之；一事也例应准，书吏索贿未遂，无难觅一可驳之案以倾之。即官长精敏过人，不能悉如其意，则不准不驳，改为行查，辗转迁延，永无了日。况案外有案，歧而又歧，若辈动以谕旨为辞，以阴肆其要挟贪婪之计，持之有故，言之成理，堂司不得不屈己而从之，欲壑既盈，驳诘乃已。师徒授受，本固根深，谚曰：“书吏之权重于宰相。”非虚言也。即或事后觉察，而彼已远扬，即使密与拘囚而事止徒杖，且有与受同科之律，以箝制诸人，觅左证而无从，欲严办而不得。外吏深窥其隐，故每岁有馈赠以保平安，每事又陋规以省案牍，甚或预请其意旨，先授以章疏，狼狈为奸，营私枉法。……
谓宜通饬六部堂，官博选贤能，增修则例。则例而外荟萃各案为例案，折中一书，以例为纲，以案为目。与例同者去之，虽不同，无大出入者亦去之，其必存者，别类分门，附载于后，毋须详备，惟取简明。书成后，请旨颁，限期截止，所有积案，一火焚之。自内府各曹司以迄京外大小衙门各存一部，或准或驳，并依则例及此书，书所未有者，随时奏定。续存援案，或始藏之而后出之者，杀无赦。
* * *
[1]常识化、简单化。
[2]公文之必须有程式者，计其便利有三端：1便于组织；2便于检阅；3便于覆查。
[3]增加“法”字，区别于后面的“登记簿”。编者注。
[4]密件收发文簿。
[5]内政部档案处之登记，不论案之新旧一律加以登记，附件大而须分置另登记，能合置者皆不另登。
[6]必要时可于旧案之件登记码下作记以明之。
[7]文件之页数。
[8]主办处所，复文月日，归档月日，登记方法，典收人，登记人。
[9]总收发文簿、案件收发文簿、封面用红色。
[10]分合，簿法，横直行数，纸墨，格式，次序。
[11]折中办法：凡在检查排列处应只写符号；凡在文字说明处可写文字。
[12]即“武昌文华图书馆学专科学校”。编者注。
[13]此处应加论订卷及档卷中细目事。
[14]来文或去文之档号对照表可仿此为之。（教育部有）
[15]原文于“分类目录”前标“（1）”，于“要名目录”前标“（2）”。编者注。
[16]行政院有档案汇编，每年一次为分类目录，先为活叶编写，装册，布面，精装，烫金作为材料管存之记录。日常分类调卷之用甚少。
[17]（a）分类目录；（b）卡片分类目录。
[18]天头原注：12345科；廿一年东南西北中；廿二年 温良恭俭让；廿三年禹皋益契稷。此为计数法，禹、皋、益、契、稷为舜之五臣。编者注。
[19]立放（直立，横立）；平放。
[20]此处原稿中未填写具体数值。编者注。
[21]此二处原稿中未填写具体数值。编者注。
